Hallituksen kokous 03.03.2006

Aika ja paikka

Kokous pidettiin Kahvila Soihdussa, Helsingissä 3.3.2006.

Läsnä

  • Aschwin van der Woude (puheenjohtaja)
  • Tero Kuusela (varapuheenjohtaja, kokouksen puheenjohtaja)
  • Fabian Fagerholm (hallituksen jäsen, kokouksen sihteeri)
  • Antti Kaihola (treasurer)
  • Martin-Éric Racine (tilintarkastaja)
  1. Kokouksen avaus

Kokouksen puheenjohtaja avasi kokouksen kello 14:14.

  1. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

  1. Viime kokouksien pöytäkirjojen hyväksyminen

21.1.2006 pidetyn kokouksen pöytäkirjaa ei hyväksytty eriävien tulkintojen takia. 4.2.2006 pidetyn kokouksen pöytäkirja ei ollut valmis. Päätettiin lykätä pöytäkirjojen hyväksymistä.

  1. Ilmoitusasiat
  • Tero: COSS kesäkoodi 2006: Pyydetty edustajaa raatiin. Tero valittu edustamaan L-A:ta.
  • Tero: Wolf ja Alexandra jättävät tehtävänsä L-A:n hallituksessa ja sihteerinä, sekä aikovat erota yhdistyksestä kokonaan. Tarvitaan ratkaisu ylläpitotiimin tehtäviä varten. Myös palvelimen omistusasiat selvitettävä.
  • Aschwin: ei tule asettumaan ehdolle puheenjohtajaksi seuraavassa jäsenkokouksessa. Tero hoitaa varapuheenjohtajana puheenjohtajan tehtäviä seuraavaan jäsenkokoukseen saakka.
  • Martin-Éric: Ei käytettävissä luottamustehtäviin seuraavan jäsenkokouksen jälkeen, mahdollisesti erottava nykyisestä tehtävästä ennen jäsenkokousta.
  1. Jäsenkokouksen ajan ja paikan päättäminen

Jäsenkokous pidetään 22.4.2006 12:15 BTK seminaarihuoneessa Turussa.

  1. Jäsenkokouksen esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin nykyisessä muodossaan.

  1. Seuraavan hallituksen kokouksen ajankohdan päättäminen

Seuraava hallituksen kokous pidetään 18.3 klo 12:00 Jabberin kautta.

  1. Muut asiat

Antti:

  • Sihteerin tehtäviä on jaettava uudelleen ennen seuraavaa jäsenkokousta.

Hallitus jakaa tehtäviä uudelleen seuraavasti seuraavaan jäsenkokoukseen saakka:

  • Antti hoitaa jäsenrekisteriä
  • Antti hoitaa Wolfin hallitustehtäviä
  • Fabian hoitaa muut sihteerin tehtävät

Aschwin:

  • DebConf5-laatikot vielä Aschwinilla. On siirrettävä muualle. Antti tarjoaa paikan toimistostaan Turussa. Antti ja Aschwin koordinoivat.
  • Sponsoripaketit DebConf5:stä odottavat lähetystä. Talousraportti ainoa puuttuva osa, valmistunee maanantaina.
  1. Jaetut tehtävät
  • [Fabian 03.03.] Update the annual meeting page
  • [Aschwin 05.03] Send the manifest for DebConf5 boxes to board list.
  • [Antti 06.03.] Prepare the financial statements of 2004 & 2005
  • [Aschwin 17.03.] Prepare the annual report of 2004
  • [Martin-Éric 17.03.] Audit the years 2004 & 2005
  • [Martin-Éric 17.03.] Give the auditor’s statements to the board
  • [Fabian 17.03.] Prepare the handout for the annual meeting
  • [Martin-Éric 17.03.] Write an accompanying letter for DC5 sponsor pkgs
  • [Tero 18.03.] Write the invitation to the annual meeting
  • [Tero 18.03.] Send the public invitation to the annual meeting
  • [Aschwin 19.03.] Get DebConf5 sponsor packages done and sent.
  • [Antti 08.04. evening] Send the personal invitations to the annual meeting
  • [Aschwin 18.03.-15.04.] Collect the “Member of the Year 2005” votes
  • [Aschwin, Antti 15.04.] Move DebConf5 boxes to Antti’s office.
  • [Aschwin 20.04.] Get the “MotY 2005” award to hand out
  • [Antti 18.03.-20.04.] Collect registrations to the annual meeting
  • [Aschwin 21.04.] Prepare and print the “MotY 2005” certificate
  • [Aschwin 21.04.] Print and copy the handouts for the meeting
  1. Kokouksen päättäminen

Kokous päätettiin klo 15:15.

Luokat: