Hallituksen kokous 5.2.2005
Paikka:
Aschwinin asunto (Ankkurikylänkatu 10 A 16)
Paikalla
- Aschwin van der Woude, pj
- Tero Kuusela, varapj.
- Minna Kuusela, siht.
- Maria Pinjanainen
- Wolf Bergenheim (saapui klo 12.55)
Avaus
Klo 12.35.
Edellisen hallituksen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
Hyväksyttiin edellisen hallituksen pöytäkirja.
Saapunut posti
Mainoksia.
Ilmoituksia
- uusi jäsen
- Handelsbankenin tilille tullut +30€ (Minna ja Tero Kuuselalta 20€ ja Petri Salmelalta 10€).
Rahastonhoitajasta päättäminen
Antti Kaihola 3 ääntä, Satu Finnholm 1 ääni.
Antti Kaihola valittiin äänten enemmistöllä rahastonhoitajaksi. Antti Kaiholalle annetaan tilinkäyttöoikeus yhdistyksen tileihin. Pekka Sallisen tilinkäyttöoikeudet perutaan.
Rahastonhoitajan ensimmäiset tehtävät
- Viime kädessä kerätä maksamattomat jäsenmaksut vuosilta 2003 ja 2004
- Kerätä yleisesti maksamattomat jäsenmaksut
- Talousraportti vuodesta 2004 jäsenistön kevätkokoukseen
- Kerää jäsenmaksut 2005 ennen ja/tai jälkeen jäsenkokouksen
- Lähettää ensin muistutussähköposti
- Jäsenmaksun voi maksaa jäsenkokouksessa
- Lähettää lasku, jos ei ole maksettu jäsenkokoukseen mennessä
- Laittaa kirjanpito-ohjelma kuntoon ja raportoida mitä ja miten teki
- Käydä puheenjohtajan kanssa Handelsbankenissa
- Sihteeri ottaa nyt haltuunsa tiliotteet vuodelta 2003 ja 2004
(puuttuu tiliote 09/2004).
- Tarkistaa maksetut/maksamattomat jäsenmaksut ja lähettää maksamattomista jäsenmaksuista muistutussähköpostin perään. Jatkossa rahastonhoitaja tekee tämän.
Verotuksellinen asema
Rahastonhoitaja selvittää y-tunnukseen ja arvonlisäverorekisteröintiin liittyvät seikat.
Yhdistys hankkii y-tunnuksen, mikäli kulut pysyvät 50€ tai sen alle ja kyseessä on kertaluonteinen meno. ALV-rekisteröintiä ei tehdä ainakaan vielä.
Nordea-tilin irtisanominen
- Aschwin tarkistaa domainlahjoitusten eräpäivän
- Varmistaa 100€ siirron Kustannus oy Formalta
- Näiden jälkeen Aschwin sulkee Nordean tilin
Jäsenistön kevätkokous lauantaina 02.04.2005
- Paikaksi päätettiin alustavasti Panimoravintola Koulu klo 12-19
- Sihteeri hoitaa kutsumisen jäsenistön kokoukseen. Kutsut lähetettävä viim. 19.03. Muistutus n. viikkoa ennen kokousta
- Maria tekee paikkavarauksen ja tilauksen ruuasta 20 henkilölle
- Tero tekee esityslistan
- Kokouksessa esitellään talousraportti ja vuosiraportti, jossa työryhmien ja projektien esittelyt ja edistymistiedotus
- Jäsenkorttien tekeminen jäsenkokoukseen
- Minna hoitaa vapaan ohjelmapuolen
- Muut järjestelyihin liittyvät asiat siirretään seuraavan hallituksen kokouksen pohdittaviksi.
Vähäiset korjaukset vision ja mission englanninkielisiin versioihin
Jatketaan keskustelua policy-listalla, kunnen saavutetaan yhteisymmärrys. Sen jälkeen esitetään hallitukselle. Jos hallitus hyväksyy sen, tulee se jäsenkokouksen hyväksyttäväksi ja sen jälkeen käyttöön.
Ponnistelujen keskittäminen
Keskustelua jatketaan hallituksen listalla
Meneillään olevia asioista
DebConf5
- Lasku lähetetty HP:lle, josta saadaan sponsorirahaa 50000$
- Tilitoimiston kanssa keskusteltu alustavasti ja palataan asiaan myöhemmin
- Lähetetään osallistujille tarvittaessa kutsu, jotta he saavat viisumit
- Aschwin työstää budjettia
Turuxi/FLUG yhteistyö AOP:in suhteen
- FLUG on sitoutunut tämän tapahtuman järjestelyihin
Sääntömuutos
- Sääntömuutos ei ole vielä virallinen
- Voidaan lähettää nyt, kun rahastonhoitaja on valittu
Palvelimen korjaus
- Melkein kaikki tiedot palautettu
- Toimii melko hyvin
- Postilistat toimivat
Typo3
- 01.03.2005 eräpäivä siirtymiselle twikistä typo3:seen
- Kriittiset sivut, kuten hallituksen sivut, siirrettynä eräpäivänä
- Uudet domainit voimaan samana päivänä
TUUG yhteistyö
- Ei edistymistä
- Wolf luopuu kontaktihenkilön roolista
- Wolf ottaa vielä yhteyttä Tommi Leinoon
Edistymisen seurantakokoukset
- Keskustelua jatketaan yleisellä listalla
Uutiskirje
- PR-tiimi kokoontuu keskustelemaan uutiskirjeen etenemisestä
- Aschwin ottaa yhteyttä PR-tiimiin
Jonossa olevat asiat
Handelsbankenin tilit avattu
- L-A 313130-2994143, Verkkopankin siirtorajoitus 500€/päivä
- DebConf5 313130-2994150, Verkkopankin siirtorajoitus 2000€/päivä
Tapaaminen Turun Talouskeskuksessa
- Pyydetty tarjous ensi torstaiksi, jolloin Aschwin keskustelee Movialin kanssa sponsorointimahdollisuudesta
- Jos hinta tulee katettua sponsorituloilla, Aschwin voi tehdä sopimuksen tilitoimiston kanssa
Teleware-tapaaminen
- Ei edistystä
- Aschwin yrittää tapaamista
Sähköpostin poistaminen arkistosta
- Tehdään, kun ylläpitäjät ehtivät
Muut asiat
Ei muita asioita.
Kokouksen päättäminen
Kokous päättyi klo 15.45